Viele Geschäftsführer, CFOs und CIOs im Mittelstand stehen vor derselben Frage: Wie lässt sich der Einkauf spürbar digitalisieren, ohne das ERP-System auszutauschen oder ein langes Transformationsprojekt zu starten? Die Erwartungen an Effizienz und Transparenz steigen. Gleichzeitig sind Budgets, IT-Kapazitäten und die Geduld der Organisation begrenzt. Wer ein großes Programm aufsetzt, sieht den Nutzen oft erst nach Jahren.
Wir sehen einen pragmatischeren Weg: Das Kernsystem bleibt die verlässliche Grundlage für Bestellungen, Lieferantenstammdaten und Rechnungsbuchungen. Ergänzend übernehmen gezielte KI-Anwendungen einzelne, klar abgegrenzte Aufgaben im Einkauf, und zwar dort, wo heute viel manuelle Arbeit anfällt.
Warum das Kernsystem bleiben sollte
Das ERP-System ist in den meisten Unternehmen über Jahre gewachsen. Es bildet Freigaberegeln, Buchungslogik und Stammdaten ab, auf die sich Einkauf, Finanzen und Wirtschaftsprüfung verlassen. Diese Stabilität ist ein Wert, den man nicht leichtfertig aufgeben sollte.
Die eigentlichen Engpässe liegen selten in der Buchung selbst, sondern in der Arbeit davor und daneben: Unterlagen sichten, Daten abgleichen, fehlende Angaben nachfordern, Abweichungen klären. Genau hier setzen KI-Anwendungen an. Sie ergänzen das Kernsystem, statt dessen zentrale Funktionen zu ersetzen.
Bei einem mittelständischen Energieunternehmen haben wir in einem Strategie-Assessment Organisation, Prozesse und Systeme gemeinsam betrachtet. Ergebnisse waren unter anderem die Automatisierung des C-Teile-Einkaufs, ein optimiertes Bestellwesen und eine Roadmap für die S/4HANA-Transformation. Das zeigt: Schnelle Verbesserungen im Tagesgeschäft und eine langfristige Systemstrategie schließen sich nicht aus.
Zwei konkrete Anwendungsfälle
Lieferantenanlage und -qualifizierung: Eine KI-Anwendung kann eingereichte Unterlagen auslesen, auf Vollständigkeit prüfen und Informationen aus verschiedenen Dokumenten zusammenführen. Sie markiert fehlende Angaben und bereitet die Qualifizierung anhand definierter Kriterien vor, etwa zu Zertifikaten, Unternehmensdaten oder Compliance-Nachweisen. Die finale Freigabe und die Anlage des Lieferanten erfolgen weiterhin nach den geltenden Prüf- und Freigabeprozessen.
Rechnungsprüfung: Eine KI kann Rechnungsdaten auslesen und mit Bestellung, Wareneingang und vereinbarten Konditionen abgleichen. Sie kennzeichnet Abweichungen, fehlende Belege oder mögliche Doppelrechnungen und priorisiert die Fälle für die zuständige Person. Routinefälle lassen sich dadurch schneller bearbeiten, Ausnahmen bleiben gezielt zur Prüfung sichtbar.
In beiden Fällen arbeitet die KI mit den Regeln, Dokumenten und Abläufen des jeweiligen Unternehmens. Sie bereitet vor, der Mensch entscheidet.
Zeit und Kosten gezielt senken
Für klar abgegrenzte Anwendungsfälle kann sich die initiale Umsetzungszeit einer KI-Lösung um bis zu knapp 90 Prozent verkürzen. Die Implementierungskosten können in geeigneten Fällen bis zu 80 Prozent niedriger ausfallen als bei einer umfassenden klassischen Umsetzung.
Diese Werte beziehen sich auf die Umsetzung einzelner Lösungen. Es sind Ziel- beziehungsweise Erfahrungswerte aus unserer Praxis, keine Garantie. Der tatsächliche Aufwand hängt unter anderem von Datenqualität, Schnittstellen, Sicherheitsanforderungen und der Komplexität des Prozesses ab.
Die laufende Zeitersparnis im Einkauf sollte zusätzlich anhand konkreter Kennzahlen ermittelt werden, zum Beispiel:
- Bearbeitungszeit pro Lieferantenanlage
- Anteil vollständig eingereichter Unterlagen
- Anteil der Rechnungen ohne manuelle Nacharbeit
- Zeit bis zur Klärung einer Abweichung
Worauf es bei der Umsetzung ankommt
Ob eine KI-Anwendung im Alltag trägt, entscheidet sich selten an der Technologie allein. Drei Punkte sollten Entscheider von Beginn an klären.
Daten und Schnittstellen: Die Anwendung braucht sicheren Zugriff auf die relevanten Daten im Kernsystem, idealerweise über Standardschnittstellen. Änderungen am ERP selbst sollten die Ausnahme bleiben.
Verantwortung und Freigaben: Es muss klar sein, welche Schritte die KI vorbereitet und wer am Ende freigibt. Bestehende Prüf- und Freigabeprozesse bleiben verbindlich.
Akzeptanz im Team: Einkäuferinnen und Einkäufer sollten früh eingebunden werden. Wer erlebt, dass Routinearbeit entfällt und Ausnahmen gezielter sichtbar werden, nutzt die Lösung auch.
Nächste Schritte: in überschaubaren Schritten starten
Ein mittelständisches Unternehmen kann mit einem eng umrissenen Einkaufsprozess beginnen:
- Kernsystem und Freigaben festlegen: Welches System führt die Daten, welche Freigabeschritte sind verbindlich?
- Manuelle Arbeit erfassen: Wo entstehen wiederkehrende Tätigkeiten und häufige Fehlerquellen?
- Einen Anwendungsfall auswählen: zum Beispiel die Vollständigkeitsprüfung bei der Lieferantenanlage.
- Sicher anbinden und erproben: Die KI-Anwendung an Daten und Systeme anschließen und mit echten Fällen testen.
- Messen, dann ausweiten: Zeit, Kosten, Qualität und Akzeptanz bewerten, bevor der Ansatz auf weitere Prozesse übertragen wird.
Transformation im Einkauf muss nicht mit einem Austausch des ERP-Systems beginnen. Das Kernsystem sichert die zentralen Transaktionen, gezielte KI-Anwendungen bearbeiten ergänzende Aufgaben schneller und passgenauer. Der konkrete Nutzen zeigt sich daran, wie viel manuelle Arbeit im jeweiligen Prozess tatsächlich entfällt.
Sie möchten wissen, welcher Einkaufsprozess sich bei Ihnen als Einstieg eignet? Unser Einkaufs-Assessment zeigt, wo das größte Potenzial liegt. Oder vereinbaren Sie direkt ein Erstgespräch.