Orta ölçekli şirketlerde birçok genel müdür, CFO ve CIO aynı soruyla karşı karşıya: ERP sistemini değiştirmeden ya da uzun soluklu bir dönüşüm projesi başlatmadan satın alma süreçlerini nasıl gerçekten dijitalleştirebiliriz? Verimlilik ve şeffaflık beklentileri artıyor. Öte yandan bütçeler, BT kapasitesi ve organizasyonun sabrı sınırlı. Büyük programlarda fayda çoğu zaman ancak yıllar sonra görülüyor.
Biz daha pragmatik bir yol görüyoruz: Çekirdek sistem; siparişler, tedarikçi ana verileri ve fatura kayıtları için güvenilir temel olmaya devam eder. Bunu tamamlayan hedefli yapay zekâ uygulamaları ise satın almadaki belirli ve net sınırları çizilmiş görevleri üstlenir; özellikle bugün yoğun manuel iş yükünün olduğu noktalarda.
Çekirdek sistem neden korunmalı?
Çoğu şirkette ERP sistemi yıllar içinde büyümüştür. Satın alma, finans ve denetçilerin güvendiği onay kurallarını, kayıt mantığını ve ana verileri barındırır. Bu istikrar, kolayca vazgeçilmemesi gereken bir değerdir.
Asıl darboğazlar nadiren kaydın kendisindedir. Sorun, öncesindeki ve çevresindeki işlerdedir: belgeleri incelemek, verileri karşılaştırmak, eksik bilgileri talep etmek, sapmaları netleştirmek. Yapay zekâ uygulamaları tam da burada devreye girer. Çekirdek sistemin temel işlevlerinin yerini almaz, onu tamamlar.
Orta ölçekli bir enerji şirketinde organizasyon, süreçler ve sistemleri birlikte ele aldığımız bir strateji değerlendirmesi yürüttük. Sonuçlar arasında C sınıfı malzeme alımlarının otomasyonu, iyileştirilmiş sipariş yönetimi ve S/4HANA dönüşümü için bir yol haritası yer aldı. Bu da gösteriyor ki günlük operasyondaki hızlı iyileştirmeler ile uzun vadeli sistem stratejisi birbirini dışlamaz.
İki somut kullanım alanı
Tedarikçi kaydı ve yeterlilik değerlendirmesi: Bir yapay zekâ uygulaması, gönderilen belgeleri okuyabilir, eksiksiz olup olmadıklarını kontrol edebilir ve farklı belgelerdeki bilgileri bir araya getirebilir. Eksik bilgileri işaretler ve yeterlilik değerlendirmesini sertifikalar, şirket bilgileri veya uyum belgeleri gibi tanımlı kriterlere göre hazırlar. Tedarikçinin nihai onayı ve sisteme kaydı ise mevcut kontrol ve onay süreçlerine göre yapılmaya devam eder.
Fatura kontrolü: Yapay zekâ, fatura verilerini okuyup sipariş, mal kabul ve anlaşılan koşullarla karşılaştırabilir. Sapmaları, eksik belgeleri veya olası mükerrer faturaları işaretler ve vakaları sorumlu kişi için önceliklendirir. Böylece rutin işlemler daha hızlı tamamlanır, istisnalar ise incelenmek üzere görünür kalır.
Her iki durumda da yapay zekâ, şirketin kendi kuralları, belgeleri ve iş akışlarıyla çalışır. Yapay zekâ hazırlar, karar insanda kalır.
Zaman ve maliyeti hedefli şekilde azaltmak
Net sınırları çizilmiş kullanım alanlarında, bir yapay zekâ çözümünün ilk uygulama süresi yüzde 90'a yakın oranda kısalabilir. Uygun durumlarda uygulama maliyetleri, kapsamlı klasik bir uygulamaya kıyasla yüzde 80'e kadar daha düşük olabilir.
Bu değerler tekil çözümlerin uygulanmasıyla ilgilidir. Kendi pratiğimizden edindiğimiz hedef ve deneyim değerleridir, bir garanti değildir. Gerçek efor; veri kalitesi, arayüzler, güvenlik gereksinimleri ve sürecin karmaşıklığı gibi etkenlere bağlıdır.
Satın almadaki süregelen zaman tasarrufu ayrıca somut göstergelerle ölçülmelidir, örneğin:
- Tedarikçi kaydı başına işlem süresi
- Eksiksiz gönderilen belgelerin oranı
- Manuel düzeltme gerektirmeyen faturaların oranı
- Bir sapmanın netleştirilmesine kadar geçen süre
Uygulamada nelere dikkat edilmeli?
Bir yapay zekâ uygulamasının günlük işte kalıcı olup olmayacağı nadiren yalnızca teknolojiye bağlıdır. Karar vericilerin en baştan netleştirmesi gereken üç nokta var.
Veri ve arayüzler: Uygulamanın çekirdek sistemdeki ilgili verilere, mümkünse standart arayüzler üzerinden güvenli erişimi olmalıdır. ERP sisteminin kendisinde yapılacak değişiklikler istisna olarak kalmalıdır.
Sorumluluk ve onaylar: Hangi adımları yapay zekânın hazırladığı ve nihai onayı kimin verdiği net olmalıdır. Mevcut kontrol ve onay süreçleri bağlayıcı olmaya devam eder.
Ekibin benimsemesi: Satın alma ekibini erken aşamada sürece dahil edin. Rutin işlerin azaldığını ve istisnaların daha net görünür hale geldiğini deneyimleyen çalışanlar çözümü gerçekten kullanır.
Sonraki adımlar: küçük ve odaklı başlayın
Orta ölçekli bir şirket, kapsamı dar tutulmuş tek bir satın alma süreciyle başlayabilir:
- Çekirdek sistemi ve onayları belirleyin: Verilerden hangi sistem sorumlu, hangi onay adımları zorunlu?
- Manuel işleri tespit edin: Tekrarlayan görevler ve sık yapılan hatalar nerede ortaya çıkıyor?
- Tek bir kullanım alanı seçin: örneğin tedarikçi kaydında belgelerin eksiksizlik kontrolü.
- Güvenli şekilde bağlayın ve deneyin: Yapay zekâ uygulamasını veri ve sistemlere bağlayın, gerçek vakalarla test edin.
- Ölçün, sonra genişletin: Yaklaşımı başka süreçlere taşımadan önce zaman, maliyet, kalite ve kabulü değerlendirin.
Satın almada dönüşüm, ERP sistemini değiştirmekle başlamak zorunda değildir. Çekirdek sistem temel işlemleri güvence altına alır; hedefli yapay zekâ uygulamaları ise tamamlayıcı görevleri daha hızlı ve ihtiyaca daha uygun şekilde yürütür. Somut fayda, ilgili süreçte manuel işin ne kadarının gerçekten ortadan kalktığında görülür.
Sizin için hangi satın alma sürecinin doğru başlangıç noktası olduğunu öğrenmek ister misiniz? Satın alma değerlendirmemiz en büyük potansiyelin nerede olduğunu gösterir. Dilerseniz doğrudan bir ön görüşme planlayabilirsiniz.