Teknik açıdan bir SAP Ariba uygulaması iyi yönetilebilir bir projedir. S/4HANA veya ECC ile arayüzler standarttır, modüller kendini kanıtlamıştır. Zorluk başka yerdedir: Satın alma, finans, BT, iş birimleri ve tedarikçiler farklı hedefler peşindedir, proje kapsamı fark edilmeden büyür ve üst yönetimin beklentileri ilk sürümün sunabilecekleriyle örtüşmez. SAP Ariba'nın bir yıl sonra gerçekten kullanılıp kullanılmayacağı burada belirlenir.
Küresel bir EPC grubunda SAP S/4HANA ve SAP Ariba'nın 25'ten fazla ülkede süreç ve sistem yaygınlaştırmasına eşlik ettik. Buna ek olarak, karşılaştırılabilir projelerden yayımlanmış deneyimleri de inceledik; örneğin Transport for London'ın SAP Ariba ile yürüttüğü source-to-pay programına ilişkin değerlendirme raporunu. Örüntüler dikkat çekici ölçüde benzer.
Paydaşları yönetmek: Her SAP Ariba uygulamasının özü
SAP Ariba, çoğu BT projesinden daha fazla tarafı ilgilendirir:
- Satın alma harcamalarda şeffaflık ve kontrol ister.
- Finans temiz fatura süreçleri ve denetim ister.
- BT istikrarlı arayüzler ve az özel geliştirme ister.
- İş birimleri mümkün olduğunca kolay sipariş vermek ister.
- Tedarikçiler ek iş yükü istemez.
Bu çıkarlar kendiliğinden dengelenmez. Çatışmalarda karar veren üst yönetimden bir sponsora ve gerçekten toplanan bir yönlendirme komitesine ihtiyaç vardır. Transport for London'da sponsor değişti ve yönlendirme komitesi 2022 başından itibaren toplanmadı. Rapor bunu desteğin zayıflamasının nedenlerinden biri olarak açıkça belirtiyor. Öte yandan satın alma ve destek fonksiyonlarından yaklaşık 60 temsilcinin süreç tasarımına dahil edilmesi benimsenmeyi güçlendirdi.
Tedarikçiler de bu tablonun parçasıdır. SAP Business Network'ü ücretsiz Standard hesapla kullanabilirler. SAP'ye göre Enterprise hesapta ise sabit bir abonelik ücreti ve hacme bağlı ücretler söz konusudur. Bu soru tedarikçi görüşmelerinde mutlaka gelir; cevabı önceden hazır olmalıdır.
Kapsamı bilinçli olarak belirlemek
Gecikmelerin en yaygın nedeni, yol boyunca büyüyen kapsamdır. Şunları erkenden ve yazılı olarak netleştirin:
- doğrudan mı, dolaylı satın alma mı, yoksa her ikisi mi,
- hangi modüllerin ilk sürümde, hangilerinin sonra geleceği,
- hangi şirketlerin ve ülkelerin hangi dalgada canlıya geçeceği,
- SAP standardından hangi sapmaların gerçekten gerekli olduğu.
Kapsamdaki her değişiklik, satın almada SAP S/4HANA geçişi gibi diğer projelerle bağımlılıklar da dahil olmak üzere, orijinal iş planına göre değerlendirilmelidir. Transport for London'da tekrarlanan yeniden önceliklendirmeler, iş planının bazı hedeflerine ulaşılamamasına yol açtı. Birden fazla ülkeye yayılan projelerde kapsamı ancak az sayıda yerel eklemeyle desteklenen ortak bir şablon yönetilebilir tutar.
Beklentileri aşamalı olarak belirlemek
Üst yönetim çoğu zaman canlıya geçişten itibaren tam şeffaflık ve hızlı tasarruf bekler. Oysa fayda, kullanım oranı ve bağlı tedarikçi sayısıyla birlikte artar; harcama analizleri de ancak arkasındaki veriler kadar iyidir. Bu nedenle ilk sürümden sonra neyin ölçülebilir olması gerektiğini belirleyin: örneğin SAP Ariba üzerinden verilen siparişlerin oranı, bağlı kilit tedarikçi sayısı veya onay süreleri. Neyin daha sonra geleceğini de netleştirin.
Karşılaştırılabilir projelerde sıkça eksik kalanlar
- Veri sorumluluğu: Transport for London'da canlıya geçişten sonra bazı sözleşmeler sistemde yoktu, çünkü veri aktarımının sorumluluğu ve takibi tanımlanmamıştı. Bu yüzden bazı kullanıcılar satın alma talebi oluşturamadı.
- Hedef gruba göre eğitim: Eğitim videoları kullanıcıların çoğu için yeterliydi, ancak herkes için değil. Canlı destek (hypercare) dönemi iki aydan altı aya uzatıldı.
- İşletim modeli: Destek modeli canlıya geçişten aylar sonra hazır oldu. O zamana kadar yükü proje ekibi taşıdı ve talepler birikti.
Karar vericiler için sonraki adımlar
- Bir sponsor belirleyin ve düzenli toplanan bir yönlendirme komitesi kurun.
- Tedarikçiler dahil tüm paydaşları hedefleri, kaygıları ve karar yetkileriyle birlikte haritalayın.
- İlk sürümün kapsamını yazılı olarak sabitleyin ve değişiklikleri iş planına göre değerlendirin.
- Beklentileri ölçülebilir göstergelerle aşamalı olarak kararlaştırın.
- Veri sorumluluğunu ve işletim modelini canlıya geçişten önce netleştirin.
Bu tür projeleri nasıl kurguladığımızı SAP Ariba danışmanlığımız ve referanslarımız gösteriyor. Satın alma değerlendirmemiz ile paydaşlar, kapsam ve zaman planı için sağlam bir temel oluşturuyoruz. Dilerseniz doğrudan bir ön görüşme planlayın.